Η παραγωγικότητα είναι ένα θέµα, που απασχολεί όλες τις επιχειρήσεις καθώς και τους ίδιους τους εργαζοµένους. Το να µπορεί ένα άτοµο να δουλεύει παραγωγικά και ευχάριστα, είναι µια συνθήκη, που πολλοί θα την χαρακτήριζαν ίσως ιδανική. Η αλήθεια είναι βέβαια, ότι οι ιδανικές συνθήκες είναι δύσκολο να υπάρχουν πάντα. Ωστόσο, υπάρχουν τρόποι, που µπορούµε να οργανώσουµε τη δουλειά µας, προκειµένου να αυξήσουµε την παραγωγικότητά µας µε τον λιγότερο δυνατό κόπο.
Ένας από αυτούς τους τρόπους είναι η οργάνωση του προγράµµατός µας µε βάση τις ζώνες εργασίας. Η κάθε εργασία απαιτεί διαφορετικές δεξιότητες, τρόπο και χρόνο υλοποίησης. Επίσης, κάποιες εργασίες απαιτούν την επικοινωνία µας µε άλλα άτοµα ενώ κάποιες άλλες αφορούν µόνο σε δική µας δουλειά. Αν θέλαµε λοιπόν να οµαδοποιήσουµε όλες αυτές τις παραµέτρους, τότε θα µπορούσαµε να χρησιµοποιήσουµε τις ζώνες εργασίας.
Ζώνες εργασίας
Η φράση ζώνη εργασίας περιγράφει µια εργασία, η οποία απαιτεί συγκεκριµένες δεξιότητες, συνθήκες και χρονική διάρκεια. Ας δούµε παρακάτω πιο συγκεκριµένα τις προτεινόµενες ζώνες.
Ζώνη Υψηλής Νοητικής Συγκέντρωσης
Εδώ εντάσσουµε εργασίες, που απαιτούν µεγάλη συγκέντρωση. Οι εργασίες αυτές έχουν να κάνουν µε συγγραφή κειµένων, παρουσιάσεων, προτάσεων και γενικότερη επεξεργασία δεδοµένων. Συνήθως αυτές οι εργασίες απαιτούν πολύ χρόνο υλοποίησης και συνθήκες σχετικής ησυχίας. Επίσης είναι εργασίες, που εφόσον έχουµε προετοιµαστεί σωστά, δεν απαιτούν την εµπλοκή τρίτων ατόµων. Επί παραδείγµατι, τέτοιες εργασίες θα ήταν καλύτερο να τις κάνουµε συγκεντρωµένες είτε το πρωί µε το που ξεκινάµε τη δουλειά, έχοντας καθαρό µυαλό, είτε από το µεσηµέρι και έπειτα, που ενδεχοµένως να υπάρχει µεγαλύτερη ησυχία στο γραφείο.
Ζώνη Δημιουργικής Σκέψης
Εδώ εντάσσουµε εργασίες, που απαιτούν συνθετική ικανότητα και παραγωγή νέων ιδεών. Συγγραφή κειµένων, ανάπτυξη νέων προϊόντων, δηµιουργία στρατηγικής, επίλυση προβληµάτων κ.ο.κ. Συνήθως, αυτές οι εργασίες απαιτούν ενορατικό τρόπο σκέψης όπως επίσης και «out of the box thinking». Όσον αφορά στις συνθήκες ισχύει κάτι αντίστοιχο µε τη Ζώνη Υψηλής Νοητικής Συγκέντρωσης, αφού η δηµιουργική σκέψη συνήθως απαιτεί καθαρό µυαλό και συγκέντρωση. Άρα καλό θα ήταν να αποφεύγουµε τέτοιες εργασίες σε ώρες αιχµής.
Ζώνη Επικοινωνίας
Η συγκεκριµένη ζώνη αφορά σε εργασίες, που απαιτούν την επικοινωνία µας µε άλλα άτοµα. Επικοινωνία µε συναδέλφους, πελάτες, προµηθευτές, συνεργάτες και οτιδήποτε άλλο περιλαµβάνει την αλληλεπίδρασή µας µε άλλα άτοµα. Εδώ ισχύει ακριβώς το αντίθετο από τις δύο προηγούµενες ζώνες. Όταν δηλαδή θέλουµε να επικοινωνήσουµε µε κάποιον είναι καλύτερο να επιλέγουµε ώρες, που συνήθως είναι κάποιος πιο εύκολα διαθέσιµος παρά, πολύ πρωινές ή πολύ απογευµατινές ώρες.
Ζώνη Διεκπεραίωσης
Η συγκεκριµένη ζώνη συγκεντρώνει εργασίες ρουτίνας, που απαιτούν απλή διεκπεραίωση. Εργασίες όπως αρχειοθέτηση, φακελοποίηση, συσκευασίες, τακτοποίηση και οτιδήποτε άλλο αφορά σε ενέργειες, που δεν απαιτούν ιδιαίτερη σκέψη. Τέτοιου τύπου εργασίες θα µπορούσε π.χ. κάποιος να τις αφήσει για το τέλος της ηµέρας, που λόγω κούρασης δε θα απαιτούν µεγάλη νοητική προσπάθεια.
Ανάλογα µε το αντικείµενο εργασίας µας ενδέχεται να υφίστανται όλες αυτές οι ζώνες ή µόνο κάποιες από αυτές. Το σηµαντικό είναι ότι αν καταφέρουµε να διαχωρίσουµε την εργασία µας µε βάση τις συγκριµένες ζώνες, θα είναι πολύ πιο εύκολο να αυξήσουµε την παραγωγικότητα και την απόδοσή µας. Ο σωστός προγραµµατισµός µάς οδηγεί σε άµεση και αποτελεσµατική εργασία.
Ενδεικτικό πρόγραµµα οργάνωσης
9:30
Προσέλευση στην εργασία
9:30 – 10:00
Review καθηµερινών υποχρεώσεων
10:00 – 11:30
Εργασίες Υψηλής Νοητική Συγκέντρωσης ή Δηµιουργικής Σκέψης
11:30 – 14:30
Εργασίες, που απαιτούν επικοινωνία µε άλλα άτοµα
14:30 – 16:30
Εργασίες Υψηλής Νοητική Συγκέντρωσης ή Δηµιουργικής Σκέψης
16:30 – 17:30
Εργασίες Διεκπεραίωσης
Summary
Η Πηνελόπη είναι Mindset & Business Coach, NLP Practitioner και founder της συµβουλευτικής εταιρείας Golden Dust. Είναι απόφοιτη του τµήµατος ΦΠΨ, της Φιλοσοφικής Σχολής του ΕΚΠΑ και κάτοχος MSc στο Service Management από το University of Wales. Το 2008 ξεκίνησε να εργάζεται στο τοµέα της Διαφήµισης και της Επικοινωνίας σε ελληνικές και πολυεθνικές εταιρείες. Πλέον από το 2020 είναι ιδιοκτήτρια της Golden Dust, Premium Consulting Services. Όραµά της είναι να βοηθήσει τους ανθρώπους να κατακτήσουν τα όνειρά τους και να ζήσουν µια όµορφη και ισορροπηµένη ζωή.